RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
ADMINISTRASI GUDANG PADA PT SINAR MAS TELADAN
SURABAYA
ABSTRAK
Sistem
Informasi Administrasi
Gudang adalah sebuah sistem yang digunakan untuk memasukkan data-data barang ke
dalam database, sehinggga tidak terjadi kesalahan dalam input, output data, dan
pembuatan laporan berdasarkan data yang diinginkan. Berdasarkan survey dan
wawancara dengan bagian IT PT Sinar Mas
Teladan, didapatkan informasi bahwa sistem yang ada dibagian gudang PT Sinar Mas Teladan telah menggunakan
Microsoft Excel namun sebagian dalam pencatatan dan pembuatan laporan masih
menggunakan pembukuan secara manual sehingga dalam pencarian barang masuk atau
keluar butuh waktu yang lama.
Berdasarkan permasalahan yang
dihadapi PT Sinar Mas Teladan maka sistem yang akan dibuat adalah
hasil replikasi dari sistem yang telah ada dibagian gudang PT Sinar Mas Teladan. Selain proses permintaan
barang, input dan output barang, pada sistem informasi ini juga dilengkapi fitur
pembuatan laporan data permintaan
barang, input, output barang, dan stok barang.
Dengan
adanya Sistem Informasi administrasi
gudang ini dapat bermanfaat bagi bagian gudang PT Sinar Mas Teladan untuk mengurangi
kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Sistem ini juga dapat lebih
mempercepat proses permintaan
barang, input, output, stok dan pembuatan laporan yang pada akhirnya dapat membantu bagian gudang PT Sinar Mas Teladan.
Kata Kunci : Administrasi Gudang, Persediaan Barang, Pengelolaan Barang
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PT Sinar Mas Teladan merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam
bidang persewaan properti. Properti menunjukkan kepada
sesuatu yang biasanya dikenal sebagai entitas dalam kaitannya dengan
kepemilikan seseorang atau sekelompok orang atas suatu hak eksklusif. Bentuk yang
utama dari property ini adalah termasuk kekayaan pribadi dan kekayaan intelektual. Hak dari kepemilikan adalah
terkait dengan properti yang menjadikan sesuatu barang menjadi kepunyaan
seseorang baik pribadi maupun kelompok, menjamin si pemilik atas haknya untuk
melakukan segala suatu terhadap properti sesuai dengan kehendaknya, baik untuk
menggunakannya ataupun tidak menggunakannya, untuk mengalihkan hak
kepemilikannya.
Proses permintaan barang, barang masuk, barang
keluar, dan stok
barang, merupakan hal yang umum
terjadi, dengan jenis permintaan yang
sedemikian banyak, proses tersebut bukanlah hal yang mudah untuk dijelaskan. Pencatatan digudang PT Sinar Mas Teladan sudah menggunakan microsoft
excel, namun dalam mengarsipkan masih menggunakan sistem manual sehingga dalam
proses pencarian barang membutuhkan waktu yang lama. Proses pencatatan permintaan
barang, barang masuk, barang keluar maupun stok barang, dinilai
proses rekapnya kurang maksimal. Akibatnya dalam hal efisiensi kerja sangatlah
minim.
Permasalahan yang lain kemungkinan data atau arsip hilang atau rusak masih
sangat tinggi, dengan kesalahan ini perusahaan akan mengalami kerugian, itu
yang harus dihindari, oleh karena
itu sangat dibutuhkan sebuah sistem yang bisa mendukung atau setidaknya mengurangi resiko-resiko kesalahan dalam
penginputan barang yang mungkin terjadi, maka dibuatlah Rancang Bangun
Sistem Informasi Aadministrasi Gudang PT. Sinar Mas Teladan ini untuk mendukung sistem yang sudah ada. Sistem
Informasi Administrasi Gudang ini
diharapkan dapat memberikan informasi-informasi berupa laporan yang dibutuhkan
oleh pimpinan perusahaan dengan cepat dan efisien sesuai dengan format laporan baik
permintaan barang, barang masuk ataupun barang keluar yang dibutuhkan, sekaligus mengurangi resiko kerusakan atau kehilangan
data yang dapat merugikan perusahaan.
Berdasarkan
permasalahan yang dihadapi PT Sinar Mas Teladan maka diperlukan sistem informasi administrasi gudang agar dapat mengatasi berbagai masalah yang muncul. Selain itu pemanfaatan sistem
manajemen yang mampu secara efektif dan efisien didalam mengontrol sistem administrasi
gudang.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka dapat dirumuskan
permasalahan yaitu: Bagaimana Merancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Gudang yang terdiri dari permintaan barang, barang masuk, barang keluar, dan
stok barang PT. Sinar Mas
Teladan
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah yang ada dalam Sistem Informasi ini adalah sebagai berikut:
a.
Sistem yang dibahas meliputi data
administrasi gudang yang meliputi permintaan barang, barang masuk, barang
keluar dan stok
barang.
b.
Data barang yang diinputkan merupakan data yang valid.
c. Data yang
digunakan dalam pembuatan aplikasi ini, diambil langsung dari wawancara
karyawan PT. Sinar Mas
Teladan pada Bulan Mei 2014.
1.4 Tujuan
Tujuan penelitian ini yaitu: Merancang
Bangun Sistem Informasi Administrasi Gudang Pada PT. Sinar Mas Teladan agar
memudahkan bagian gudang dan karyawan mengetahui keluar masuknya barang serta stok
dalam gudang.
1.5 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan Aplikasi ini adalah sebagai
berikut:
a.
Manajer Property
Dapat mengetahui laporan persediaan dan pengelolaan barang
b.
Bagian
Gudang
Memudahkan
informasi suatu proses administrasi gudang dan pengelolaan barang agar dapat berjalan dengan baik dan dapat
memudahkan dalam pengambilan keputusan.
2.1 Gambaran Umum PT Sinar Mas Teladan
Pasar properti di Indonesia mulai mendapatkan momentum di akhir 1980-an
dengan lonjakan proyek dan pelanggan antri untuk memiliki rumah yang terjangkau
dengan fasilitas kelas atas. Duta Pertiwi hanya mulai tinggal bangunan pada
tahun 1988, tetapi segera setelah itu, perusahaan muda mendorong industri
dengan proyek-proyek seperti apartemen, pusat perbelanjaan, gedung perkantoran,
bahkan kota dan kawasan industri dengan tingkat kreativitas dan inovasi yang tidak pernah terdengar sebelumnya.
Merintis gaya hidup apartemen perumahan, kantor dan ruang ritel, indikasi
tidak hanya pendekatan inovatif perusahaan untuk pengembangan properti, tetapi
juga visi masa depan Visi
melahirkan ikon Bumi Serpong Damai, dimulai pada tahun 1989 dan sekarang
dikenal sebagai kota yang paling sukses di Indonesia dan proyek kota. Dari
tanah terlantar, BSD sekarang terdaftar sebagai perusahaan properti dengan
nilai pasar terbesar di Bursa Efek Indonesia. Beberapa prinsip berlaku untuk
pengembangan International Trade Center (ITC) Mangga Dua, formula untuk mendapatkan keuntungan dari penjualan strata
title peluang untuk ruang bisnis ritel, juga pada tahun 1989. Dari satu tempat
dalam perdagangan yang sibuk distrik Jakarta, ide ITC telah berkembang ke
hampir setiap sudut kota-kota besar Indonesia.
Duta Pertiwi pergi ke depan dengan sukses properti lain resep menggabungkan
kondominium, ruang ritel dan kantor menjadi superblok campuran. Duta Pertiwi
dan BSD kemudian dikembangkan di bawah sayap Sinar Mas Land, yang kini
memelihara lebih dari 40 mega proyek Sabbatarian Indonesia. Semata-mata ambisi
untuk perintis, membangun dan maju, telah memberikan Sinar Mas Land keuntungan
untuk mengikuti sebagai pelari depan industri. Namun, kemampuannya untuk
mempertahankan kreativitas dan inovasi adalah indikasi nyata bahwa Sinar Mas
Land akan memastikan visi untuk masa depan.
2.2
Logo Perusahaan
Logo PT Sinar Mas Teladan
2.3 Visi dan Misi
Visi dan Misi PT Sinar Mas Teladan
dapat dijabarkan sebagai berikut:
a.
Visi Perusahaan
Integritas,
Persatuan, Ketekunan, dan Inovasi.
b.
Misi Perusahaan
Untuk menjadi pengembang properti terkemuka di Asia
Tenggara, dipercaya oleh pelanggan, karyawan, dan masyarakat.
2.4 Struktur
Organisasi PT. Sinar Mas Teladan
Struktur organisasi yang terdapat pada PT. Sinar Mas Teladan ini terdiri dari beberapa bagian atau divisi
yang menangani semua kegiatan yang ada pada organisasi ini. Semua bagian
bertanggung jawab langsung kepada kepala department.
2.5 Deskripsi
Tugas
Berdasarkan struktur organisasi dapat dideskripsikan tugas yang dimiliki
oleh tiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut:
a.
Kepala
Department
Membina,
mengarahkan dan mengawasi seuluruh kegiatan operasional serta bertanggung jawab
untuk memelihara fasilitas perusahaan.
b.
Marketing
Deskripsi tugas bagian marketing yaitu 1) Memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat melalui persewaan properti yang
dimiliki perusahaan. 2) Menghasilkan pemasukan bagi perusahaan dengan cara menjual atau
menyewakan properti perusahaan. 3) Menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan masyarakat serta menjadi
jembatan antara perusahaan dan lingkungan eksternal. 4) Menyerap informasi dan menyampaikan kepada perusahaan tentang segala
sesuatu yang bermanfaat untuk mendukung peningkatan kualitas dan penjualan atau
persewaan properti.
c Purchasing
Bagian Purchasing
memiliki deskripsi tugas 1) Memperkirakan
kebutuhan modal jangka panjang (investasi) dan jangka pendek (modal kerja) dan
memperhitungkan anggaran produksi, pemasaran dan lainnya. 2) Memilih secara selektif sumber dana dan membangkitkannya dan meminimalkan
biaya modal dengan surat berharga yang ditawarkan perusahaan atau
pembelian dana di pasar atau publik.
d.
Admin
Deskripsi tugas pada bagian Admin 1) Melaksanakan, mengatur dan mengawasi administrasi, kegiatan tata usaha,
kearsipan dan ketertiban, kebersihan serta kelengkapan kerja di cabang. 2) Mengawasi keluar masuknya surat di dalam perusahaan, surat pemberitahuan
maupun semua surat yang berhubungan dengan perusahaan. 3) Membuat daftar rapat, mencatat seluruh janji tamu pimpinan perusahaan serta
mempersiapkan bahan-bahan rapat. 4) Memeriksa absensi seluruh karyawan yang ada di perusahaan tersebut yang
setiap akhir bulan akan diserahkan ke bagian keuangan untuk penentuan besarnya
gaji yang harus dibagi. 5) Menjaga dan
melakukan pembaharuan informasi administrasi sehingga saat diperlukan oleh
pimpinan perusahaan, laporan administrasi terbarulah yang akan diinformasikan
kepada pimpinan.
e.
Accounting
Deskripsi tugas bagian accounting yaitu 1) Mengelola
fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan
laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu. 2) Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang
dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan
dan kesehatan kondisi keuangan. 3) Merencanakan
dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi,
serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi
keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan.
f.
Staf IT
Deskripsi tugas Staf IT 1) Merawat
software/hardware/komputer yang ada di perusahaan. 2) Melakukan perbaikan jika ada yang rusak, memastikan semua hardware dan
komputer berfungsi optimal, mengevaluasi dan meningkatkan kinerja sistem IT,
dan lain-lain.
g.
Staf Gudang
Deskripsi tugas staf gudang yaitu 1) Menginput data barang masuk dan keluar. 2) Mengawasi proses keluar masuk barang. 3) Mememeriksa stok gudang setiap minggu.
2.6
Analisis sistem
yang sedang berjalan
a.
Dokumen Flow Permintaan Barang
Dokumen Flow Permintaan Barang
dimulai dari bagian department mengisi
formulir permohonan barang dan dari formulir
yang sudah terisi tersebut akan dibuat PO khusus gudang dan diserahkan ke bagian purchasing yang sebelumnya mendapat persetujuan dari kepala bagian. Formulir
permintaan barang dari bagian
department tersebut akan digunakan oleh
bagian purchasing untuk membuat laporan Purchase
Order (PO).
b.
Dokumen Flow Barang Masuk
Dokumen Flow Barang Masuk dimulai dari laporan PO yang digunakan untuk menerima dan mengecek barang.
Apabila barang yang diterima telah sesuai akan mengisi form tanda terima barang dan mengupdate kartu stok barang. Dan apabila barang tidak sesuai bagian gudang akan
membuat surat tolakan yang akan diteruskan pada bagian supplier untuk
mengirimkan barang yang sesuai.
c.
Dokumen Flow Barang Keluar
Dokumen Flow Barang keluar dimulai dari department yang mengisi bon pengambilan barang. Kemudian bagian gudang akan mengecek
apakah barang tersedia. Apabila barang tersedia gudang akan mengerluarkan
barang dan mengubah kartu stok barang, dan apabila barang belum tersedia gudang akan
membuat catatan yang berisi tanggal kapan barang akan tersedia.
d. Dokumen Flow Stok Barang
Dokumen Flow Stok Barang dilakukan
oleh bagian gudang yang dimulai dengan
mengisi kartu Stok, dan membuat laporan barang masuk dan keluar per
periode.
Istilah sistem bukanlah
hal yang asing
bagi kebanyakan orang.
Suatu sistem terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) dan
masing-masing subsistem dapat
terdiri dari subsistem-subsistem yang
lebih kecil lagi.
Berikut penjelasan mengenai
sistem.
Secara umum, sistem
dapat diartikan sebagi
kumpulan dari elemen-elemen
yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan
sebagai satu kesatuan.
Pengertian ini sering
dijumpai dalam ilmu
Fisika maupun Biologi, misalkan
dalam ilmu Biologi sering mendengar istilah sistem pernafasan atau
pun sistem pencernaan. Dalam sebuah contoh
tersebut sebuah sistem pencernaaan memiliki
komponen-komponen seperti mulut,
lambung, hingga usus. Komponen-komponen
tersebut akan saling
berhubungan satu sama
lainnya dan bekerja untuk mencapai suatu tujuan. Mulyanto ( 2009:6 )
Sistem adalah sebagai
sekelompok komponen yang
saling berhubungan, bekerja
sama untuk mencapai tujuan
bersama dengan menerima
input serta
menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
Suatu sistem mempunyai karakteristik yaitu
komponen maupun elemen, batasan
sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, pengolahan, keluaran,
sasaran, tujuan. (Mulyanto, 2009:2)
Definisi sistem adalah suatu jaringan
kerja dari prosedur
– prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sautu sasaran yang tertentu.
(Jogiyanto, 2009:1)
Suatu sistem tidak
berada dalam lingkungan yang
kosong,tetapi sebuah sistem
berada dan berfungsi
di dalam lingkungan sistem
lainnya. Suatu sistem
terdiri dari sejumlah
komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama
membentuk satu kesatuan. Apa bila suatu sistem merupakan
dari sebuah komponen sistem lainnya yang lebih besar, maka akan disebut
dengan subsistem, sedangkan yang
lebih besat tersebut
adalah lingkungannya.
Setiap subsistem mempunyai
sifat-sifat dari sistem
untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi suatu
proses sistem secara keseluruhan. (Mulyanto, 2009:3)
Informasi dapat diartikan sebagai data yang telah diolah dan berguna bagi
penggunanya. Informasi adalah data
yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya. (Jogiyanto, 2009:8)
Suatu informasi dikatakan
bernilai bila manfaatnya lebih
efektif dibandingkan dengan biaya
untuk mendapatkannya. Sedangkan
kualitas dari informasi tergantung
dari tiga hal
yaitu informasi harus
akurat, tepat pada waktunya, dan relevan.
Data adalah bentuk
material atau bahan baku
yang belum mempunyai
makna atau belum
berpengaruh langsung kepada penguna
hingga perlu diolah
untuk menghasilan sesuatu
yang lebih bermakna. (Mulyanto,
2009:15)
Sistem informasi merupakan komponen yang saling bekerja sama untuk
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung
pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis masalah dan
visualisasi dalam sebuah organisasi. (Laudon, 2010:46)
Sistem informasi dapat diartikan sebagai sistem yang menghasilkan output berupa informasi
yang berguna bagi
tingkatan manajemen. Sistem informasi adalah suatu
sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto, 2009:11)
Sistem informasi merupakan merupakan suatu
komponen terdiri dari
manusia, tehnologi informasi, prosedur kerja yang memproses, menyimpan,
menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai tujuan. (Mulyanto,
2009:29)
Sistem informasi terdiri
dari lima sumber daya
yang dikenal sebagai
komponen sistem informasi, kelima sumber daya tersebut
adalah manusia, hardwere, softwere,
data dan
jaringan. Kelima komponen
ini memainkan peranan yang sangat penting dalam sistem
informasi. Namun dalam kenyataannya tidak
semua sistem informasi
mencakup lima komponen tersebut
misalnya, sistem informasi pribadi
yang mencakup jaringan
telekomunikasi. (Mulyanto, 2009:31)
Persediaan didefinisikan
sebagai barang jadi
yang disimpan atau
digunakan untuk dijual pada periode mendatang, yang dapat
berbentuk bahan baku serta disimpan untuk diproses, barang dalam
proses manufaktur dan
barang jadi yang
disimpan untuk dijual
maupun diproses.
Barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operasi bisnis
perusahaan dan bahan yang digunakan dalam proses produksi atau yang disimpan
untuk tujuan itu.
Dapat disimpulkan bahwa pengertian persediaan merupakan barang-barang yang dimiliki
untuk kemudian dijual atau digunakan dalam proses produksi atau dipakai untuk keperluan non produksi dalam siklus
kegiatan yang normal.
Pengendalian persediaan dijalankan untuk menjaga tingkat persediaan pada tingkat
yang optimal sehingga diperoleh penghematan-penghematan pada persediaan
tersebut yaitu untuk menunjukkan tingkat persediaan yang sesuai dengan
kebutuhan dan dapat menjaga kontonuitas produksi dengan biaya yang ekonomis.
(Ristono, 2009: 5)
Pengertian administrasi mengandung makna adanya 1) tujuan yang harus
didapat direalisasikan guna kepentingan lembaga, individu, atau pun kelompok,
2) keterlibatan personel, material dan juga finansial dalam posisinya yang
saling mendukung dan satu sama lain saling memerlukan dan juga saling
melengkapi, 3) proses yang terus menerus dan berkesinambungan yang dimulai dari
hal kecil dan sederhana sampai kepada hal yang besar dan rumit, 4) pengawasan
atau kontrol guna keteraturan, keseimbangan dan keselarasan, 5) tepat guna dan
berhasil supaya tidak terjadi penghambura-hamburan waktu, tenaga, biaya, dan
juga fasilitas agar dapat mencapai keberhasilan dan produktivitas yang cukup
memadai, 6) hubungan manusiawi yang menempatkan manusia sebagai unsur utama dan
terhormat serta memiliki kepentingan di dalamnya. (Tim Pengembang Ilmu
Pendidikan FIP-UPI, 2007:149)
Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi dan operasi industri
yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas, dan barang jadi yang
belum didistribusikan. Selain untuk penyimpanan, gudang juga berfungsi untuk
melindungi bahan (baku dan pengemas) dan barang jadi dari pengaruh luar dan
melindungi barang dari kerusakan. Agar dapat menjalankan fungsi tersebut, maka
harus dilakukan pengelolaan pergudangan secara benar atau yang sering disebut
dengan manajemen pergudangan (Priyambodo, 2007).
Menurut Prabowo (2006) wawancara adalah metode pengmbilan data dengan cara
menanyakan sesuatu kepada seseorang responden, caranya adalah dengan
bercakap-cakap secara tatap muka.
Pada penelitian ini wawancara akan dilakukan dengan menggunakan pedoman
wawancara. Menurut Patton (dalam Poerwandari 2008) dalam proses wawancara
dengan menggunakan pedoman umum wawancara ini, interview dilengkapi pedoman
wawancara yang sangat umum, serta mencantumkan isu-isu yang harus diliput tampa
menentukan urutan pertanyaan.
Menurut Yin (2003) disamping kekuatan, metode wawancara juga memiliki
kelemahan, yaitu :
a. Retan terhadap bias yang ditimbulkan oleh kontruksi pertanyaan yang
penyusunanya kurang baik.
b. Retan
terhadap terhadap bias yang ditimbulkan oleh respon yang kurang sesuai.
c. Probling yang kurang baik menyebabkan hasil penelitian menjadi kurang akurat.
d. Ada kemungkinan
subjek hanya memberikan jawaban yang ingin didengar oleh interviwer.
Menurut Rizky (2006: 4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah sebuah
disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem
komputer interaktif yang dipakai oleh manusia, beserta studi tentang
faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya.
Interaksi antara manusia dan komputer bertemu pada user interface (atau yang sering disebut dengan interface) dimana ini meliputi software dan hardware. Input diterima
melalui hardware seperti keyboard dan mouse dan kemudian diteruskan ke software yang kemudian diolah dan dikeluarkan dalam bentuk tampilan
pada layar ataupun pada hardware yang
lain.
Analisis sistem bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan-permasalahan
yang ada pada sistem dimana aplikasi dibangun yang meliputi perangkat keras,
perangkat lunak, dan
pengguna. Analisis ini diperlukan sebagai dasar bagi tahapan perancangan
sistem. Analisis sistem meliputi identifikasi permasalahan, spesifikasi
aplikasi, spesifikasi pengguna, dan lingkungan operasi.
Sistem
Informasi Administrasi Gudang ini
merupakan aplikasi yang menangani pengolahan data administrasi gudang agar
dapat menampilkan laporan dengan baik. Agar dapat
mengolah data-data transaksi keluar dan masuknya
barang dengan baik maka dibutuhkan
adanya program yang dapat menampilkan data-data administrasi gudang, keluar dan masuknya barang dimana didalamnya telah terintegrasi data satu dengan data yang lainnya.
Secara garis besar permasalahan yang diidentifikasi pada sistem ini yaitu
semua proses yang berhubungan dengan proses pencatatan dan pembuatan laporan
permintaan barang, keluar dan masuknya barang sebagian
masih dilakukan secara
manual. Sehingga dapat mengalami
kesulitan dalam hal pengelolaan data-data transaksi keluar dan masuknya barang.
Solusi untuk permasalahan tersebut yaitu dibutuhkan adanya program yang
dapat menampilkan data-data transaksi keluar dan masuknya barang dimana
didalamnya telah terintegrasi data satu dengan data yang lainnya.
Dari Pengembangan spesifikasi aplikasi ini, maka solusi yang didapat adalah
sebagai berikut:
a. Menampilkan data barang, data pegawai dan data supplier.
b. Menampilkan data transaksi permintaan, keluar-masuknya barang dan stok barang untuk kemudian
diolah menjadi suatu informasi.
c. Menampilkan laporan Administrasi Gudang.
d. Mengolah data administrasi gudang yang terintegrasi dengan tampilan struktur organisasi.
Agar pengembangan aplikasi sesuai dengan spesifikasi kebutuhan, dibutuhkan lingkungan
operasi sebagai berikut:
a. Sistem Operasi Windows
Sistem operasi ini dipilih karena dibutuhkan suatu component Windows XP,
Vista, Sql Server 2008.
b. Sql Server 2008
Sql Server 2008 digunakan karena
cocok dengan pemrograman Vb.Net 2008
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang baru.
Sistem yang baru tersebut dapat digambarkan pada Sistem Flow berikut ini:
Sistem
Flow Permintaan Barang prosesnya
dimulai dari dokumen permohonan barang bagian department, kemudian bagian
gudang akan menginputkan data permintaan barang dan sistem akan mengecek status
persetujuan permintaan barang dilihat dari database permintaan barang, apabila
status sesuai akan menyimpan data permintaan barang ke database permintaan
barang.
Sistem Flow Barang Masuk dimulai dari memasukkan laporan PO, kemudian sistem akan mencatat
transaksi di database barang masuk.
Kemudian dari data barang masuk tersebut akan langsung mengubah stok database barang dan juga mencetak
laporan barang masuk.
Sistem Flow Barang Keluar dimulai
dari bagian gudang menerima bon pengambilan
barang yang kemudian dimasukkan ke
komputer. Sebelum data barang disimpan ke database
barang keluar, dilakukan pengecekan dulu ke database
barang apakah barang tersedia. Apabila barang tersedia transaksi barang akan
disimpan di database barang keluar sekaligus mengubah stok barang di database barang. Dari database barang keluar dapat dicetak
laporan barang keluar.
Hierarchy Input Output (HIPO) dari
sistem informasi administrasi gudang pada PT. Sinar Mas
Teladan Fungsi dari Hierarchy Input Output adalah memberikan
gambaran proses dan subproses yang ada.
Context diagram dari sistem informasi administrasi gudang pada PT. Sinar Mas Teladan. Context diagram sistem ini terdiri dari
empat entitas yang berbeda (bagian), yaitu bagian gudang, purchasing, department dan supplier. Ke empat entitas tadi memberikan input data dan menerima output
data yang diperlukan. Sebagai contoh, gudang akan mencocokkan kesesuaian barang
yang dikirim oleh supplier.
Context
Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan perangkat
yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD
menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.
Entity Relational Diagram (ERD) menggambarkan hubungan data dari tabel satu ke
tabel yang lain. Berikut ini adalah Entity
Relational Diagram (ERD) dari Sistem Informasi Administrasi Gudang pada PT. Sinar Mas Teladan.
a. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) yang terdiri dari empat tabel yang
saling berhubungan dari sistem informasi administrasi gudang pada PT. Sinar Mas Teladan.
Conceptual Data Model
b. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) yang telah di generate dari conceptual
data model yang sebelumnya dari sistem informasi administrasi gudang pada PT. Sinar Mas Teladan.
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Berikut ini adalah spesifikasi Hardware
dan Software yang dibutuhkan
untuk menggunakan program Aplikasi Sistem Informasi Smart Office.
a. Processor Intel Pentium IV atau lebih.
b. Memory 512 Mb atau lebih.
c. Harddisk 40 Gb atau lebih.
d. Monitor dengan resolusi minimal 1024 x 768.
e. VGA Card 8
MB, Printer, Mouse, dan keyboard.
f. Microsoft
Windows XP Profesional atau
diatasnya.
g.
SQL Server 2008
h. Microsoft Visual Basic .NET 2008.
i.
Crystal
Reports for Visual Studio .NET 2008.
j.
Micorsoft
Office Word 2007.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, HM. 2009. Analisis dan Desain. Yogyakarta : Andi.
Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P. 2010. Management Information Systems 2(11th Edition). New Jersey : Pearson Prentice Hall.
Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar.
Porwandari, 2008, Wawancara Perusahaan, Surabaya : Elex Media Komputindo
Prabowo, 2006, Metode
Wawancara, Yogyakarta : Gava Media
Priyambodo,
B., 2007, Manajemen Farmasi Industri,
Yogyakarta : Global Pustaka Utama
Ristono, A. 2009. Manajemen Persediaan. Yogyakarta : Graha
Ilmu
Tim Pengembang Ilmu Pendidikan, 2007. Ilmu dan Aplikasi Pendidikan, Bandung :
PT IMTIMA
Wicaksono, Soetam Rizky. 2006. Interaksi
Manusia dan Komputer.
Surabaya: STIKOM Surabaya
Surabaya: STIKOM Surabaya
Yin, Robert K. 2003. Studi Kasus Desain dan metode,
Jakarta : Raja Grafindo Persada
